Modernes und agiles Arbeiten ist heute Pflicht. Begriffe wie „Agile“, „New Work“oder „Ambidexterity“  begleiten uns im Arbeitsalltag. Die Ratgeber-Regale in den Buchhandlungen stehen voll von aktuellen Bestsellern, die uns helfen sollen das Zielbild einer flexiblen, innovativen und modernen Organisation mit glücklichen Mitarbeitern zu erreichen und dabei wirtschaftlich ein Fels in der Brandung zu bleiben. Meistens erwarten den Leser hunderte Seiten voller komplexer Informationen und Umsetzungsmodellen, um die eigene Arbeitsweise oder auch den Arbeitsmodus im Team etwas moderner zu gestalten. Um erste Schritte in Richtung modernes Arbeiten zu gehen, braucht es jedoch keine Raketenwissenschaft. Wir haben für Sie ein paar einfache Tipps zusammengestellt, wie Sie durch kleine Veränderungen bei Ihnen selbst oder in Ihrem Team bereits gute Ergebnisse erzielen können.  

Hier unsere 7 Work-Life-Hacks für modernes Arbeiten: 

1. Papier reduzieren

Klingt banal, zeigt aber große Wirkung: Überlegen Sie zukünftig genau, ob Sie Mails oder Dokumente wirklich auf Papier benötigen, oder ob Sie die Präsentation vor dem Meeting nochmal ausdrucken müssen, obwohl Sie diese gleich über den Beamer zeigen werden. Dieser Work-Life-Hack ist nicht nur einfach umzusetzen und schont die Umwelt, sondern lässt Sie in Ihrer täglichen Arbeit automatisch auf digitale Alternativen ausweichen. Probieren Sie es doch einfach mal für eine Woche aus!

2. Kanban-Boards nutzen 

Bei der Komplexität unserer Arbeitswelt kann man leicht den Überblick über die eigenen Aufgaben verlieren. Kanban-Boards helfen uns, sowohl individuell, als auch im Team Überblick über die Fülle und den Status von Aufgaben zu behalten und sind zudem ein erster Schritt in Richtung agiles Arbeiten. Ein analoges Kanban-Board können Sie leicht auf einem Flipchart oder einer Moderationswand als Matrix darstellen (z.B. mit den Spalten „Aufgaben Backlog”, “Gestartet”, “Ongoing” und “Beendet“). Mit Post-it’s können Sie dann die verschiedenen Aufgaben und ihren jeweiligen Status darstellen. Wenn Sie gerne etwas digitaler arbeiten möchten, empfehlen wir Online-Tools wie etwa Trello oder Microsoft Planner (enthalten in Microsoft Teams). Hier ist der Vorteil, dass Sie Ihr Kanban-Board, wenn nötig, auch mit Kollegen teilen können, die nicht direkt bei Ihnen im Büro oder am Standort sitzen.

3. Meetingräume mit Post-it’s und Stiften ausstatten

Statten Sie Meetingräume mit Klebezetteln, Stiften und, wenn möglich, einem Whiteboard aus. Sie werden sehen – sobald die bunten Zettelchen auf dem Tisch liegen, werden Sie gerne für kurze Brainstormings genutzt. Haftnotizen ermöglichen es uns, Ideen und Vorschläge ohne viel Aufwand zu clustern oder Aufgaben aus einem Meeting festzuhalten (und zum Beispiel nach dem Meeting direkt auf das Kanban-Board zu kleben). Außerdem hilft uns die Visualisierung dabei, den Inhalten des Meetings leichter zu folgen.  

4. Meetings im Stehen abhalten

Abgesehen davon, dass wir im Job ohnehin zu viel sitzen und es unserer Gesundheit gut tut, ab und an zu stehen, sind „Stand-Up“-Meetings wahre Effizienzwunder. Zum einen sind diese Meetings auf eher kurze Zeiträume ausgelegt (max. 30 Minuten) und bedürfen weniger Vorbereitungszeit. Zum anderen fassen redselige KollegInnen sich automatisch kürzer, weil niemand Lust hat, drei Stunden zu stehen, sondern jeder schnell zurück zu seinem geliebten Bürostuhl möchte. Auf diese Art und Weise kann man häufig in nur 15 Minuten alle wichtigen Informationen für ein Projekt besprechen.

5. Technik nutzen und testen

Wissen Sie, was es in Ihrem Unternehmen bereits an Software und Tools gibt, die Sie für Ihre tägliche Arbeit nutzen können? Schauen Sie sich am besten einfach mal in der Programmwelt Ihres Unternehmens um und testen Sie verschiedene Anwendungen. Schauen Sie sich auch Tools genauer an, die Sie schon seit Ewigkeiten nutzen. Häufig kommen in der Zwischenzeit unbemerkt neue Funktionen hinzu, die den Arbeitsalltag erleichtern können. Ein gutes Beispiel sind Videokonferenz-Programme: Viele davon haben mittlerweile tolle Funktionen, wie z.B. Umfragen, Abstimmungen oder digitale Whiteboards, die langweilige Remote-Meetings spannender und produktiver gestalten können. Und nicht vergessen: Wenn die Technik mal nicht so will wie Sie, dann lassen Sie sich davon nicht entmutigen. Probieren Sie es weiter oder holen Sie sich Hilfe von KollegInnen oder aus dem Internet. Wir alle lernen schließlich dazu. 

6. Mit den KollegInnen die Arbeitsplätze tauschen

Falls Sie nicht ohnehin schon in Büros mit freier Platzwahl sitzen, dann empfehlen wir Ihnen, es einmal auszuprobieren. Tauschen Sie doch mal mit KollegInnen aus einem anderen Team für einen Tag den Schreibtisch. Der Austausch mit einem anderen Team kann helfen, Transparenz und Synergien zu schaffen – und Sie können ganz nebenbei auch noch Ihr Netzwerk erweitern. Schreiben Sie beispielsweise auch eine kurze Rundmail an ein anderes Team oder ausgewählte KollegInnen, wenn Sie im Urlaub sind und Ihr Platz für eine Weile unbesetzt ist. Vielleicht haben andere auch Interesse, ihren Blickwinkel zu erweitern.

7. Tu Gutes und sprich darüber

Wenn Sie das nächste Mal in einem Teammeeting oder Jour fixe die Ergebnisse eines Projektes vorstellen, überlegen Sie kurz, ob die Ergebnisse oder die Herangehensweise des Projektteams auch für andere Kollegen interessant sein können. Laden Sie Kollegen zu Ihren Meetings ein oder – wenn das Meeting nicht der richtige Rahmen ist – laden Sie Kollegen zu ein paar Snacks ein und berichten Sie über Ihr Projekt. Bei macc nutzen wir regelmäßige „Cake and Talks“, um in lockerer Atmosphäre von den Ergebnissen unserer KollegInnen zu lernen und Gemeinsamkeiten zu anderen Projekten zu knüpfen. 

Das waren unsere Lieblings-Work-Life-Hacks. Was sind Ihre?

One Comment
  1. Ich finde Punkt 4 Klasse. Vor 38 Jahren haben wir uns täglich im Kreis von 8 Managern um 8 Uhr in ca. 10 min ausgetauscht, wo es momentan brennt und welche Hauptaktivität bei jedem anliegt.

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