Der Wandel der Arbeitswelt ist in vollem Gange. „New Work“, als Konsequenz der Globalisierung und Digitalisierung, steht als Megatrend vor unseren Türen. Und „das Klopfen“ wird immer lauter. Unsere Gesellschaft entwickelt sich von einer Industrie- zu einer Kommunikations- und Wissensgesellschaft und zwingt die Arbeitswelt, sich den neuen Werten und Regeln anzupassen: Selbstständigkeit, Freiheit und Teilhabe an der Gemeinschaft. Diese Werte lösen nun das klassische Bild der Arbeit ab, dass wir seit der industriellen Revolution pflegten. Ein Bild, das von punktgenauer Arbeitsteilung, klaren Hierarchien sowie festen Kommando- und Zeitstrukturen geprägt ist. Doch im global vernetzten und digitalen Zeitalter ändern sich die Spielregeln, nach denen wir bisher gearbeitet, geführt und gelernt haben.

New Work funktioniert nur durch neue Technologien und Tools

Mobilität und Flexibilität der Arbeitsweisen, agile Zusammenarbeit und demokratische Führung sind nur einige der Anforderungen von New Work an moderne Unternehmen. Tools helfen uns dabei, diesen Bedürfnissen und neuen Rahmenbedingungen nachzukommen. Doch immer öfter können die bisherigen Systeme und Arbeitsorganisationen den steigenden Ansprüchen nicht mehr folgen. Eine Lösung bietet beispielsweise Microsoft mit seinem sich kontinuierlich weiterentwickelnden “Office 365“, eine komplette Suite an integrierten Tools, die Kommunikation und Zusammenarbeit in der digitalen Welt ermöglichen. Mit 70 Millionen Unternehmen als Kunden ist diese Software zwar wahrlich kein Novum. Doch einer aktuellen Studie des Marktforschungsinstituts Gartner zufolge, „existiert eine signifikante Diskrepanz zwischen der Art und Weise, wie Office 365 derzeit von den meisten Unternehmen genutzt wird, und seinem tatsächlichen Potenzial“.

Die Vorteile für moderne Unternehmen

Die Nutzung von integrativen Tools, wie etwa Office 365, bietet die Möglichkeit, einen interaktiven und im Sinne von Empowerment „befähigenden“ Arbeitsplatz zu schaffen. Ziel ist es, die unterschiedlichen Apps und Programme voll auszuschöpfen, um anders und effizienter zu arbeiten, die Produktivität zu verbessern, Kosteneinsparungen zu erzielen und eine kollaborativere, agilere Organisation aufzubauen. Insbesondere folgende Funktionen des Microsoft-Pakets zahlen auf die genannten Anforderungen ein:

  • Flexibilisierung des Arbeitsplatzes durch digitale Vernetzung

Mein Arbeitsplatz ist da, wo ich WLAN habe – dieser Trend wird immer stärker. SharePoint und Cloud machen Inhalte überall und zu jeder Zeit für alle Mitarbeitenden zugänglich – und dies unabhängig von Internet-Zugang und Endgerät. Denn einerseits werden im offline Modus gemachte Änderungen automatisch bei der nächsten Internetverbindung synchronisiert. Andrerseits sind die unterschiedlichen Applikationen (wie die Kommunikationsplattform Teams oder Planner zum persönlichen Aufgaben-und Zeitmanagement) sowohl auf Laptops als auch auf Smartphones und Tablets ausgerichtet. In der Praxis äußert sich dieser Vorteil einerseits dadurch, dass in unserer mobilen Welt, jene Situation wie Zugfahrten flexibel zum Arbeiten genutzt werden kann. Geografische Grenzen spielen nur noch bedingt eine Rolle. Moderne Unternehmen können der Forderung nach der Flexibilisierung des Arbeitsplatzes (z.B. Home-Office), die vor allem jüngere Generationen stellen, nachkommen.

  • Effiziente und agile Kommunikation 

Bei der E-Mail-Flut, die jeder heutzutage bekommt bricht Office 365 mit den strikten Kommunikationsregeln. Chatfunktionen ersetzen die E-Mail, die mit ihren Höflichkeitsformen, eigener Etikette und Interaktionsregeln in unserer schnelllebigen Zeit oft zu umständlich geworden ist.
Zusätzlich ist die Kommunikation transparent und verläuft personen- und aufgabenrelevant. Somit ist gewährleistet, dass jeder Mitarbeitende und jede Führungskraft gezielt die für ihn/sie relevanten Informationen erhält. Ein wichtiger Schritt für eine schnelle und agile Kommunikation.

  • Eine Plattform für alles – Sharing leichtgemacht

Ein weiterer Pluspunkt von Office 365 ist die Vielzahl an Apps, die übersichtlich gebündelt, benutzerfreundlich gestaltet und automatisch synchronisiert werden. Das Angebot wird dabei stets durch neue, meist von Startups entwickelte Produkte wie TrelloHootsuite und viele weitere angereichert, die sich in der Praxis bewährt haben. Da alle Programme untereinander vollständig kompatibel sind, fallen mögliche Schnittstellen-Probleme oder Konflikte mit Dateiformaten weg.
Durch die Verknüpfung mit SharePoint können mehrere Personen parallel an denselben Dokumenten arbeiten. Änderungen werden dabei automatisch aktualisiert beziehungsweise verbunden und sind somit für alle Teammitglieder auf dem neuesten Stand.

Adoption Journey als Kulturveränderung

Die Implementierung von Office 365 ist nicht als reines IT-Projekt zu verstehen. Es ist vielmehr eine „adoption journey“, bei der die wirkliche Herausforderung in der damit einhergehenden Kulturentwicklung liegt. Denn die Möglichkeiten der Software können nur dann effektiv genutzt werden, wenn die Einstellungen und Routinen aller Mitarbeiter und Führungskräfte sich nachhaltig verändern. Es gilt daher Barrieren zu durchbrechen, Vorbehalte abzubauen und kontinuierliches Lernen zu ermöglichen. Wo früher die Kommunikation zwischen Abteilungen allein durch räumliche Trennung oft erschwert wurde oder nur über den Umweg der Hierarchie funktionierte, ermöglicht Office 365 eine unmittelbare Zusammenarbeit. Doch dafür müssen Unternehmen weg vom Silo-Denken und Führungskräfte sich darauf einstellen, dass nicht alle Kommunikation über sie laufen kann.

Zusätzlich werden neue Kompetenzen notwendig, nicht nur in der Benutzung neuer Programme, sondern in der Einbettung derselben in neue Prozesse und Führungsmethoden. Die direkte Steuerung der Projektmitarbeiter mit zentral abliegenden Master-Dateien ist dank Office 365 ein Artefakt der Vergangenheit: Alle Beteiligten können zeitgleich und gleichberechtigt kollaborieren. Auch hier müssen Führungskräfte ihren Führungsstil anpassen und Mitarbeiter mehr Verantwortung übernehmen.

Es gilt also eine Kultur zu fördern und zu fordern, die dank agiler Zusammenarbeit, flexibler Strukturen und demokratischer Führung, den Weg zum New Work ebnet. Auch wenn sicherlich im Bereich der klassischen Funktionen und Anwendungen vielfach Kritik an bestimmten Lösungen von Microsoft angebracht ist, so ist mit der Entwicklung der oben beschriebenen Suite eine zeitgemäße und vielleicht auch zukunftsweisende Gesamtlösung für modernes und zeitgemäßes Arbeiten gelungen.

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